Contaremos aqui como foi nossa trajetória no decorrer do projeto, as dificuldades que encontramos e o que aprendemos com as decisões que seguimos.
A Arrecadação...
A primeira coisa que aprendemos já nas primeiras semanas, foi a dificuldade em encontrarmos um patrocinador ao nosso projeto.
Por se tratar de um projeto pequeno e sem grandes meios de divulgações do patrocinador, nos deparamos com muitos "Não temos verbas disponíveis para esse tipo de projeto", "Parabéns pela iniciativa! Mas no momento já temos outros projetos em andamento" e também pela "não resposta" de algumas empresas.
Decidimos então apresentar nosso projeto para as pessoas mais próximas de nós, como colegas de trabalho, professores da Pós, amigos e familiares e pedir uma doação de R$ 50,00. Encontramos aqui, pessoas maravilhosas que se propuseram a nos ajudar a realizar esse projeto, e, em duas semanas, conseguimos arrecadar e superar o valor inicial do orçamento, e assim conseguimos melhorar o escopo do projeto.
Dos cinco integrantes do grupo, apenas para um, o pedido de doação não foi o esperado como ocorreu com os demais, e para poder arrecadar o valor que estipulamos de arrecadação para cada um da equipe, foi necessário a realização de uma rifa (individual desse integrante da equipe).
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| Prêmio da rifa elaborada por um dos integrantes da equipe |
Retrospectiva Sprint 2...
Pontos considerados "Bons" pela equipe:
- Empenho do grupo para arrecadação;
- Comprometimento com a atividade;
- Desafio;
- Postura de “não esperar” para fazer;
- Qualidade das atividades;
- Vontade em querer ajudar a associação;
- Iniciativas individuais;
- Alcance da meta de arrecadação antes do prazo;
- Feedbak positivo do coach do projeto para o grupo;
- Satisfação do cliente com a postura do grupo em relação ao projeto;
- Ajuda externa de pessoas do grupo;
Pontos que precisam ser melhorados:
- Não cumprimento do prazo com todos os documentos;
- Insistência para poder participar mais das atividades;
- Atitude;
- Comprometimento da equipe;
- Tempo apertado para realizar as atividades junto com outras atividades fora do projeto;
- Reuniões podem ser melhor pautadas e mais objetivas;
- Sinergia da equipe do projeto;
- Trabalho em equipe (temperatura muito alta);
- Apresentação/exposição de trabalho realizado;
- Falta de comprometimento de alguns participantes;
- Falta de cooperação com a atividade do outro;
- Não comprometimento com as entregas;
- Falta de reporte da evolução das suas atividades;
- Pressa no fechamento do escopo antes da finalização da análise;
- Senso de urgência;
- Comunicação;
Sugestões para Melhoria:
- Focar na entrega dos documentos e combinar entre os responsáveis os momento de execução/validação;
- Dar mais oportunidades. Ter mais calma e ouvir mais;
- Gestão de tempo. Responsável sinalizar quando não puder entregar a atividade;
- Focar mais nos assuntos da pauta da reunião e controlar a discussão do grupo;
- Se tiver alguma discordância entre os integrantes, liga e conversa! Se for individual, responde individual;
- Inserir as principais atividades concluídas e os marcos do projeto;
- Ajudar o outro;
- Foco no prazo;
- Vamos falar o que estamos fazendo;
- Comunicar e perguntar o que esta acontecendo.
Retrospectiva Sprint 5...
As reuniões pontuais (semanalmente, as quintas-feiras) acabaram por nem sempre serem realizadas na data específica. Provavelmente pelo fato do grupo se encontrarem duas vezes na semana para as aulas da Pós, aproveitando esse tempo também para discussões e posicionamentos sobre o andamento do projeto e as trocas de e-mails constantes.
Como o projeto está evoluindo rápido, sem grandes problemas e de acordo com o planejado e esperado, também contribuiu para que as reuniões possam ser realizadas por e-mail ou entre as aulas.
Por se tratar de um projeto real, os integrantes do grupo tem se esforçado bastante para que tudo ocorra como o planejado, e muitas vezes acabamos nos exaltando entre nós (integrantes do grupo) por querer sempre o melhor para o projeto.
Retrospectiva Sprint 8...
O bom relacionamento entre a equipe do projeto, a equipe da AVVM e o Sr. Maurício Camargo (responsável pelas obras), contribuiu para que o projeto caminhasse positivamente, com ótimos resultados e no período planejado. Esse tipo de relacionamento também favoreceu alguns ajustes que não estavam contemplados no escopo do projeto.
Como o projeto tem fluido de forma boa e contínua, alguns procedimentos e papéis dos responsáveis (embora importantes, mas que não impactavam no andamento do projeto) acabaram sendo executados fora de prazo e/ou por outros responsáveis.
Resumo do que aprendemos...
- Visitar a instituição no inicio do projeto, conhecer o lar e seus problemas foi fundamental para:
- Mobilizar, sensibilizar e motivar o grupo;
- Antecipar possíveis problemas na fase de aquisições e execução das obras.
- Arrecadação feita estipulando um valor mínimo de R$ 50,00, assim conseguimos atingir a meta com mais rapidez.
- Arrecadações de recurso financeiro com valor em aberto (doe o que o seu coração mandar) obteve um resultado muito inferior.
- Campanha de arrecadação com publico selecionado, resultados mais assertivos.
- Campanha de arrecadação aberta para diversos públicos (exemplo divulgado no facebook), resultado ruim.
- Rifar objetos de desejo ligado a status ou poder tendem a vender mais rápido. Rifamos uma caneta MontBlanc e uma cesta de produtos da Natura, a caneta teve uma aceitação bem maior.
- Atividades gerenciais foram divididas entre o grupo, não tínhamos uma figura única como gerente de projetos:
- Decisões tomadas em grupo;
- Maior assertividade nas decisões;
- Maior tempo de discussão para tomada de decisão
- O sucesso do projeto se deu principalmente a agilidade na arrecadação dos recursos financeiros.
- O envolvimento do grupo com o projeto foi fundamental para o sucesso do mesmo.
- Apenas fazer aquisições fora do território nacional se for itens de baixa relevância.
- Prova de conceito para direcionar decisões.
- Agregar funcionários da instituição ao time do projeto.
- Com o dinheiro em mãos pudemos negociar melhor com os fornecedores.
